Organización, Marketing y Montaje de Eventos Guatemala

Entradas etiquetadas como ‘entradas eventos’

Cómo lograr público para su evento.

Un organizador de eventos cuando programa  el contenido de un evento educativo como un congreso , semana tras semana se procede a diseñar  un programa coherente, tratando de conseguir al mejor o  orador de renombre, además de persuadir a poderosos patrocinadores para que apoyen la  aventura.

No es sólo el número de personas que asistirán, los que harán el show. De hecho, yo diría que la cantidad tiene poco que ver. ¿Donde más bien estarían, por ejemplo: una sala para  500 “empresarios”, o un grupo objetivo de 50 fundadores  pero  no son los números que hacen el evento un éxito — es la gente que los atrae y su seguimiento.  Un gran orador aparte de ser  famoso e  inteligente debe trasmitir el sentimiento  que asistirá para ayudarles a hacer negocios y compartir sus historias de éxito.

Aquí están cinco consejos  para ayudarle a obtener los mejores resultados:

1) Encontrar los socios correctos – seleccione grupos de interés que le apoyen en la promoción del evento, a cambio de pases libres. Esto es delicado, pero deberá asegúrese de realizar un seguimiento de ventas a través de esos grupos ( observar de cerca su contribución). Lo que realmente necesita  son  grupos objetivos, como de activar listas  de correo y publicaciones específicas  y buscar el ideal  socios de medios de comunicación que apoye en la aventura.

2) Crear una lista de VIP – Parte del plan debe permitir que el 10 al 20% de los asistentes sean considerados invitados especiales VIP,(sin contar oradores y patrocinadores)  . Esta lista debe ser muy precisa: se deberá invitar a los  líderes locales que son especialmente activos en la industria.

3) Dar a conocer su lista de asistentes Esto debe ser preciso en tiempo y momento, saber publicar su lista de asistentes. Tenga cuidado de elegir el momento adecuado para ello. ¿Tener una lista de los asistentes influirá si alguien quiere asistir y aun no ha tomado la decisión: es la lista de nombres influyentes  la que promociona el asistir al evento, los humanos muchos actuamos por imitación o por competencia.  Asegúrese de obtener la lista de  patrocinadores y VIPs registrados antes de hacer pública la lista. Puede  publicar la lista en su página web o en el blog del evento.

4) Promover  eventos previos de expectativa – realizar pequeñas juntas previas que generen expectativa por asistir a eventos relacionados con la industria,  de esta forma se  mostrará a los asistentes potenciales que usted les ayudará a  mantenerse al día sobre los temas de actualidad  y dar a conocer las cualidades del orador invitado para ello usted debe previamente conocer los lugares y la gente adecuada. Esto  implica que este esfuerzo le  traerá  un número adecuado de participantes para su evento.

5) Crear  una relación  segura  y proactiva de largo plazo – esto le ayudará  en sus eventos futuros.  Provoque que su evento ofrezca valores agregados posteriores al evento, o sea una  red  de conversaciones o  mesas redondas y  cafés que provoquen debates,  esto puede ser una alianza con centros de conversación y promoción de libros, que ahora tienen salones adecuados para ello acompañados de la posibilidad de tomar un buen café, aparte de compartir con otros asistentes, podrá  realizar conversaciones privadas de negocios. A este programa le llamamos “Cumbres en tiempos regulares durante todo el año”, esto creará una  comunidad de asistentes “regulares”. Por último, establezca un buen ejemplo, ser amable y estar interesado en la historia de cada participante a estas cumbres y  lograr  propuestas de negocio que hagan que valga la pena asistir.

Así,  podrá ver buenos resultados, atraer el tipo de  asistentes deseados. Las personas cada vez mas necesitan reunirse para tratar temas de negocios y obtener buenas ideas y que mejor que  usted proporcione el marco. Esto es un aspecto importante en la planificación de eventos, a menudo estos detalles  se pasa por alto en favor de los asistentes que esperamos Recuerda: si su evento es menor del esperado, si llegan asistentes de alta calidad y/o  realizas  buenos negocios, será un evento para recordar.