Organización, Marketing y Montaje de Eventos Guatemala

Seguridad en Eventos


El evento en que participa su empresa, se divide en tres etapas: Montaje, desarrollo y desmontaje.

Cada etapa tiene características propias en su logística por lo que recomendamos atender a las siguientes recomendaciones para mayor seguridad, comodidad y rapidez.

ETAPA DE MONTAJE:

  1. Días previos a trasladar su mobiliario, equipo y producto a exhibir planifíquelo adecuadamente y una noche antes deje cargados los vehículos en que los transportará al recinto del evento (hotel, parque de exposiciones, etc.). Recuerde revisar que los vehículos posean suficiente combustible, llantas infladas y demás componentes para no atrasarse.
  2. Lleve un control del número de ítems que tendrá que trasladar, sugerimos llevarlos identificados con el numero de stand, para evitar pérdidas.
  3. Establezca la cantidad suficiente de personal de su empresa que le apoyará en el traslado, descarga, montaje y desmontaje de su equipo, mobiliario y producto.
  4. Tome en cuenta la ubicación y distancia de su  stand dentro del recinto de exposición en relación al área de descarga de sus vehículos, principalmente, si existen montacargas o si los vehículos pueden ingresar hasta la entrada de dicho recinto.
  5. Si los organizadores del evento han establecido un horario de montaje, debe respetarlo porque es para beneficio de todas las empresas expositoras y se hace para beneficiarse en función del tiempo para montar y espacios para descargar vehículos y montar los stands.
  6. Si existe montacargas para subir su equipo, recuerde que todos los expositores tienen la misma necesidad de usarlo por lo que es importante respetar los tiempos (turnos) y espacios para su uso así como la rapidez para cargar y descargar el montacargas.
  7. Recuerde no bloquear con equipo, mobiliario o producto los accesos a los recintos del área de exposición – por lo que es necesario tener suficiente personal de apoyo para su traslado al stand rentado. Es importante que dichos accesos  estén libres para la fácil y rápida locomoción de todos los expositores.
  8. No está permitido el uso de sustancias inflamables, tóxicas, explosivas, perforar paredes o material de los cubículos rentados, engrapar, atornillar, de hacerlo genera un costo de acuerdo al daño causado.
  9. No puede manchar o dañar la alfombra del hotel o recinto del evento, ni paredes del mismo ya que los propietarios  cobran por daño causado.  
  10. Debe respetar el uso adecuado de las instalaciones eléctricas, ya que esta es una de las razones de mayor riesgo derivado de sobrecargas por conexiones de aparatos eléctricos que generen mayor consumo, cada toma tiene una capacidad de 500 watts equivalente a 110V.
  11. Velar porque las personas que realicen conexiones eléctricas tengan el conocimiento técnico y habilidades suficientes para evitar incidentes menores o mayores como sobrecargas que pueden provocar un accidente  de consecuencias mayores.
  12.  Es recomendable tener un extintor en cada stand en prevención de incendios.
  13. Aplique las medidas mínimas de seguridad industrial para proteger a su personal si su labor lo amerita (casco protector, lentes, mascarilla, chaleco reflectivo, arneses, mosquetones, etc.).
  14. Recuerde no bloquear con objetos las puertas y rutas de evacuación del recinto de exposiciones.
  15. No se permitirá el ingreso de personas o grupo de personas que colaborarán en el montaje de su stand si no ingresan con un responsable de su empresa. Es recomendable que dicho personal esté plenamente identificado para no perjudicar su libre locomoción.
  16. Debe respetarse el horario de montaje ya que al finalizar el  mismo no se permitirá – por motivos de seguridad – que ninguna persona quede dentro del recinto.
  17. Familiarícese con la señalización de emergencia, ubicación de extintores, rutas de evacuación, etc. existentes dentro del recinto de exposición.

DURANTE EL DESARROLLO:

  1. No se permitirá el acceso de personal sin el gafete autorizado para el evento por lo que con suficiente anticipación debe hacer las gestiones correspondientes con los organizadores.
  2. Aquella persona que se sorprenda haciendo uso inadecuado de los gafetes, le será retirado y entregado a los organizadores del evento.
  3. La organización del evento se reserva el derecho de no permitir el ingreso o retirar a aquellas personas que no respeten las normas y procedimientos establecidos en materia de prevención o alteren el ambiente normal del mismo.
  4. Recuerde que la organización del evento se responsabiliza por la seguridad en áreas de uso común dentro del recinto y brindarles apoyo a los expositores ante determinadas eventualidades, por lo que la seguridad interna de su stand es responsabilidad del personal que Uds. asignen.
  5. Es imperativo que el personal asignado por ustedes en el stand sea puntual en la apertura del recinto o salón y se retiren al cierre del mismo.
  6. Recuerde respetar el espacio rentado por lo que no está permitido obstaculizar los pasillos, entradas, salidas, etc. que forman parte de las rutas de evacuación.
  7. No está permitido el uso de sustancias o materiales inflamables, explosivos o cuyas características a criterio de los organizadores genere condiciones de riesgo.
  8. El uso inadecuado o negligente de cualquier sustancia o material permitido o no permitido que provoque daños personales y/o patrimoniales dentro del evento, las responsabilidades correspondientes serán deducidas civil o penalmente ante la empresa expositora.
  9. Se recomienda no tener niños dentro de los stands caso contrario su permanencia corre bajo la responsabilidad de la empresa expositora.
  10. Si bien es cierto que la empresa organizadora del evento ha tomado todas las medidas de seguridad permisibles  – entre ellas –  la contratación de seguros para riesgos   de diversa naturaleza, recomendamos que en forma discrecional contraten un seguro de responsabilidad civil.
  11. Si en el desarrollo del evento observa a personas con comportamientos sospechosos repórtelo al personal de Control Interno. Igualmente, si observa objetos fuera de lugar, conexiones eléctricas inadecuadas, olor de sustancias, etc. favor avisar inmediatamente a los organizadores o al personal de Control Interno.
  12. Recuerde, familiarizarse con la señalización de emergencia en paredes, columnas, puertas, ventanas, etc., así como las rutas de evacuación y la ubicación de extintores y/o mangueras contra incendios.
  13. Ante cualquier amenaza o siniestro que obligue a evacuar el recinto – principalmente sismos fuertes, recuerde MANTENGA LA CALMA, no corra y busque la salida más inmediata. No pretenda regresar por objetos personales – su integridad física en ese momento es lo más valioso.
  14. Durante el proceso de evacuación, aléjese de vidrios tanto dentro como fuera del recinto. Evite pasar o quedar bajo ventanales, postes, árboles, cables del tendido eléctrico.
  15. En esta etapa del evento (desarrollo) no se permitirá la salida de mobiliario, equipo y/o producto sin la autorización de los organizadores del evento, excepto que los mismos estén a la venta.
  16. 16.   Aquellos objetos o productos que por su valor económico sean codiciables y susceptibles de sustracción deben ser objeto de protección especial, tal el caso de laptops, tablets, iphons, cañoneras, teléfonos celulares, joyería, etc.

ETAPA DE DESMONTAJE:

  1. Observe los mismos cuidados recomendados en la etapa de montaje, aunque en esta etapa es donde más cuidado debe tener con sus pertenencias u objetos del stand, ya que por motivos de prisa o desorden se pueden extraviar objetos de su propiedad.
  2. Personal de algunas empresas por descuido dejan olvidadas pertenencias en los centros de exposición; en la mayoría de los casos el personal de Seguridad o de Control Interno y el personal a cargo, trasladan estos objetos a los Centros de Administración.
  3. Si se programa el desmontaje por turnos, recuerde que los stands más cercanos a los montacargas y/o áreas de salida deben desmontar primero para dejar espacio para aquellas empresas que están más distantes.
  4. La etapa de desmontaje es más rápida, evite apresurarse de tal manera que pueda evitar provocar algún accidente, daño o extravío de objetos.
  5. Evite aglomerarse frente a montacargas o salidas, respete su turno y el de los demás.

Gracias por atender a estas recomendaciones.

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