Organización, Marketing y Montaje de Eventos Guatemala

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Las empresas organizadoras de eventos como los departamentos de banquetes de los hoteles,  suelen hace una planificación exhaustiva de la organización y operación, logística y montaje  de eventos. Organizar un evento en un hotel o en un Centro de Convenciones, es una tarea compleja en la que una buena negociación previa resulta fundamental. Cada vez más este rubro del negocio de eventos se consideran una actividad altamente profesionales que al final facilita a la empresas e instituciones públicas la de realización de HITOS en la filosofía de HACER  negocios. Esa actitud profesional administradora es parte de una peculiar cultura organizacional de los que organizan, montan y ven la logística de los eventos. Pero negocias la realización de eventos es un asunto que no se puede llevar a la ligera, podría hasta considerarse un arte. Desarrollar estrategias de.1.     Planificación,2.     Procesos de operación y puesta en marcha,3.     Efectivos procesos de verificación y control,4.     Finalmente un proceso de retroalimentación que te permita reaccionar a los ponderables que suceden en los eventos Estos cuatro elementos es lo que te llevará al  ÉXITO. Requisitos básicos para la organización y operación de los eventos: – Requisitos básicos. 1.     Fijación de  precios ( Revenue Manager*).2.     Presupuesto y menús (cotización de espacios y servicios de Alimentos y Bebidas),3.     Fecha del evento,4.     Aforo*5.     Espacio que se necesita tanto para la ocupación en sí durante el tiempo de uso.6.     Otros a consideras:  a.     accesos al lugarb.    suministros,c.     electricidadd.    proveedores -Fijación de precios y presupuestos  como cotizaciones.Valoración del PRECIO. Los hoteles altamente tecnificados contempla dentro de su organización al Revenue Manager, que determina los mínimos a considerar contra las ocupaciones del hotel. Este sistema es una herramienta gerencial que ayuda a maximizar los rendimientos de espacios y su valor comercial. – Aforo realista. Manejo de  garantías*: Una valoración de la ocupación lo más realista tanto de habitaciones como de asistentes al eventos.  Requerimiento de alimentos y bebidas. Número de habitaciones reservadas (cupo). – Plazos con tiempos bien definidos. Los plazos para la organización de los eventos se han vuelto más complejos por la necesidad de coordinar un marketing digital muy elaborado, pero también porque las producciones se están orientando cada vez más a ofrecer tiempos de ejecución de los programas de los eventos más cortos para públicos que quieren vivir las experiencias en el menor tiempo posible desde que los han conocido. Determinar los plazos bajo esas condiciones resulta vital para garantizar la profesionalidad y la calidad del evento. – Tácticas de ventas. Esté atento a sus claves, a sus prioridades, a lo que realmente le interesa. Tenga claro que algunas tácticas de ventas le pueden llevar a considerar como prioridades las que le marcan los titulares del espacio que normalmente no coinciden con las suyas. Ya sabe tácticas como las de ofrecer precios especiales hasta una fecha determinada que le harán sentir presión. Sepa ver lo importante de lo accesorio, oriéntese  en los objetivos que quiere conseguir con la organización de su evento. – Colaboradores de compromiso. Cultura organizacional de los organizadores de eventosEl personal del espacio del evento puede ser cómplice de su estilo organizativo, de su forma de atender a la clientela. Ya sabe, no son su gente, pero usar el espacio le obliga a emplearlos en tareas tan delicadas como las de atender al público. Nos referimos a barman, camareros, porteros, profesionales técnicos… Piense en la importancia de su trabajo, piense en ellos no como empleados no deseados sino como colaboradores. Puede ganárselos atendiendo a sus necesidades profesionales, generando empatía con sus propuestas y dejándolos participar activamente en el proyecto del evento, pero siempre bajo su control y supervisión. Testimonios- Busque testimonios de eventos anteriores. En las negociaciones para la contratación del espacio se lo pueden pintar de cualquier manera, pero es usted quien se la juega. Busque información contrastada sobre otros eventos realizados en el mismo espacio y en fechas similares o cercanas. Le darán la medida de cómo ha respondido el personal, del valor de la infraestructura y de muchas cuestiones menores y de detalle que al final de todo suman en las percepciones de los asistentes. – Fechas abiertas. No se cierre en banda con una única fecha para celebrar el evento si se lo puede permitir. Será como tener un plan B y contar con una alternativa que le ayude a retirar algo de presión. Ya sabe cómo son las fechas inamovibles… – Reservas en la misma cadena hotelera. Una manera de reducir costos es jugar con el ALLOTMENT de reservar CUPOS de espacios en la misma cadena hotelera. Se trata de un aspecto de la negociación que debería llevar a la mesa de contratación.Estas consideraciones son las que tienen en cuenta las empresas organizadoras de eventos para la planificación en hoteles y agotan todas las opciones que tienen a su alcance en la negociación de una infraestructura. La calidad de su evento se merece un esfuerzo de imaginación, perspicacia, mano izquierda y atención a los detalles como parte de sus auto exigencias y motivaciones. Ese es el camino del éxito. * AFORO: Capacidad total de las localidades de un teatro, sala de cine, salón para eventos etc."los organizadores de eventos suelen recurrir a este término para definir la capacidad de utilización de u espacio por un número de  personas" *ALLOTMENT. Termino utilizado frecuentemente para designar CUPO que tiene un  operador u organizador de eventos de grupos organizados con la disponibilidad de un Hotel.*GARANTÍA – Mínimos de consumo contemplados en los contratos hoteleros en que el  operador dé turismo o el organizador de eventos paga por el uso de  habitaciones o servicios de alimentos y bebidas, por parte del grupo, es un precio lineal más barato, pero con la cláusula que debe pagar el precio , se ocupen  las  habitaciones o no o se consuman los mínimos garantizados. También se considera en banquetes el mínimo de servicios que proporcionara  de alimentos y bebidas, normalmente se re-confirma con 48 horas de anticipación. Sugerencia de suscripción en blogs de Evento. https://www.miceinthecloud.com/home.phphttp://www.aprendedeturismo.org/blog/

 

 http://turespacio.com/blogs/

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