Organización, Marketing y Montaje de Eventos Guatemala

VERIFICAR eventos

Tenemos que tener claro el proceso de VERIFICAR que Deming  propone.

¡En nuestro caso aplicado al tema de organización y gestión de eventos. ¡

Esto se resuelve a una mecánica muy sencilla, SEGUIMIENTO, SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO. Así como, supervisión permanente de los procesos del HACER.

Para  ello lo que debes de preveer son los patrones críticos que la organización de eventos pudiese presentar para que en el momento de VERIFICAR, puedas ACTUAR porque estás preparado para las contingencias que sucedan. En pocas palabras deberás darle seguimiento a: Recursos Físicos, Recursos Humanos y a los recursos Financieros necesarios para llevar a cabo el evento.

El proceso de VERIFICAR se realiza todos los días PREVIO al evento a desarrollar, DURANTE el evento se lleva a cabo y sobre todo POSTERIOR ha terminado el evento. Lo más importantes es permanentemente recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos propuestos en la etapa de PLANIFICACIÓN y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora o se han rectificado los procedimientos.

Otro instrumento a verificar es el PRESUPUESTO el cual se debe monitorear en la fase de Implementación y evaluar su ejecución contra la ejecución del  plan, llevando una estricta documentación de las conclusiones. Este proceso debiera finalizar con una auditoria de servicio y financiera.

La última de las fases de VERIFICACIÓN se encuentra enmarcada en la satisfacción de los clientes. Seguimiento indispensable para ser considerada en el proceso de mejora del evento. Tanto con herramientas como formularios escritos o vía electrónica o a través de entrevistas.

El programa MS Project nos permite darle seguimiento a las variables de actividades y el tiempo a la fecha. Ubicando la línea y sus variables en herramientas en donde encontraras el indicador de seguimiento.

Cambios en la asistencia de participantes.

Confirmaciones, cancelaciones vía correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales, Facebook, Twitter, organizadores electrónicos, coordinación de horarios, confirmando la disponibilidad. Ahora más que nunca es más fácil determinar el número de participantes. La asistencia tiene un impacto directo sobre el presupuesto y puede modificar la naturaleza del evento.

Cambios en los presupuestos del evento.

Es no inusual para un presupuesto de enfrentar recortes antes de la realización del evento, para ello la creatividad del organizador de eventos y reuniones para presentar una propuestas alternativas. Demoras en la toma de decisiones. Pueden significar retrasos comenzando desde cero como algunas de las sedes del evento, Ejemplo de ello son los hoteles que se habían propuestos originalmente y que ya no están disponibles.

Cambios de fecha.

Recuerdo que un cliente que cambió la fecha 3 veces en la primera semana de planificación. Cambio de objetivos. El cliente selecciona un programa o un tema y, a continuación, hacen un cambio drástico en el enfoque, después  que se ha iniciado la planificación del evento.

Cambios en la lista de vuelo.

Esto nunca termina. Hay ocasiones cuando se modifica la lista de vuelos d elos asistentes de forma permanente antes y al final del día, cambia de nuevo. Incluso en el día de un evento, no es raro descubrir que algunos participantes son capaces de asistir a última hora sin avisar.

Cambios en el programa.

El cambio de temas en el programa se da de forma muy común, consecuencia drástica reducción del tiempo asignado.

Cancelaciones de última hora.

Esto es muy frecuente en los eventos, participantes que no asisten, o que sufren algún tipo de percance inesperado,  que sus asistencia a última hora no sea efectiva. Esto lo debes tomar muy en cuenta. Es un fenómeno que te sucederá, para ello, debes generar una política de cancelaciones de última hora que no afecten tu presupuesto.

Cambios después que el evento se ha iniciado.

Cambios de última hora en los temas del programa y su secuencia finalmente estos temas se toman a última hora y desemboca en decisiones que al final para en terminar temprano  o más tarde  el último día.

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Escrito con el Navegador Flock
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