Organización, Marketing y Montaje de Eventos Guatemala

Archivo para 24 abril, 2012

El OPC Organizador Profesional de Eventos



El experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, agencias, empresa o profesional que trabajan en el sector –organizadores profesionales de congresos,convenciones y/o exposiciones (OPC). Empresas de gestión de destinos (DMC).


Aceptar la ejecución de un evento requiere, por parte de su organizador, el mayor profesionalismo. Este acontecimiento es único y, en el ámbito corporativo, puede reforzar o enaltecer la imagen de una empresa.


El trabajo que representa, como el dinero invertido deben ser justificados con resultados trascendentes. Un evento es irrepetible y el éxito del mismo dependerá no sólo de la empresa, sino del organizador que tomará la responsabilidad del mismo.


Tal compromiso debe ser asumido sólo por una persona que reúna determinadas características, que lo enmarquen dentro de los que es un verdadero Organizador de Eventos.


Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con una amplia experiencia en el ámbito empresarial y social.


Tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esa naturaleza, en puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones. Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora. Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.


El organizador de eventos debe poseer creatividad. Convendría, en el plano humano, que tuviera características tales como un natural manejo de las relaciones públicas, virtudes tan contrapuestas como autoridad y paciencia, disciplina y pasión, y que fuera minucioso y exigente, pero conservando siempre un perfecto autodominio.


En el aspecto profesional debería capacitarse para conocer algunas técnica básicas de la Organización de Eventos.


Deberá aspirar a ser líder, aunque antes tendrá que ser un individuo disciplinado, apto para interpretar y ejecutar directivas, sobre todo si trabaja para empresas.


Tener habilidad para percibir con detalle todos los elementos económicos, políticos, sociales, que intervengan en la realización del evento. Asimismo ser consciente de la inversión de tiempo, dinero y recursos humanos que hace la empresa; ser positivo y responsable, respetado por sus superiores y subalternos por sus conocimientos.


Es su función mantener una supervisión estricta sobre las responsabilidades y acciones delegadas a terceros y verificar su ejecución. A la vez tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo; ser un comunicador eficaz de ideas e instrucciones; saber seleccionar a sus colaboradores por sus capacidades y conocimientos; saber conciliar los intereses de la empresa con los de los asistentes al evento, teniendo presentes sus diferencias.


No existen límites de edad ni sexo para ser un buen organizador, es cuestión de evaluar las fortalezas y debilidades y encauzarlas correctamente.


Son muchos los organizadores de eventos que existen en la actualidad en el mercado. Muchos se hicieron con la práctica, partiendo de alguna rama de servicios como catering, espectáculos, asistencia técnica, y otros, los más recientes se formaron a través de carreras o cursos.


Cada uno tiene su propio estilo, se especializaron en alguna categoría de eventos y ofrecen variedad de servicios en cuanto a calidad y precio.


Lo cierto es que un evento dirigido y producido por un Organizador siempre es más prolijo y espectacular que uno realizado por un particular, que sólo se limita a contratar los servicios sin supervisar o coordinar, planificar o dar un enfoque creativo.


Por eso los eventos empresarios o sociales de importancia, y con más razón los mega eventos, requieren de un Organizador, un profesional preparado para lograr que los mismos se conviertan en acontecimientos inolvidables.

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El OPC Organizador Profesional de Eventos




El experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, agencias, empresa o profesional que trabajan en el sector –organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC). Empresas de gestión de destinos (DMC).

Aceptar la ejecución de un evento requiere, por parte de su organizador, el mayor profesionalismo. Este acontecimiento es único y, en el ámbito corporativo, puede reforzar o enaltecer la imagen de una empresa.

El trabajo que representa, como el dinero invertido deben ser justificados con resultados trascendentes. Un evento es irrepetible y el éxito del mismo dependerá no sólo de la empresa, sino del organizador que tomará la responsabilidad del mismo.

Tal compromiso debe ser asumido sólo por una persona que reúna determinadas características, que lo enmarquen dentro de los que es un verdadero Organizador de Eventos.

Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con una amplia experiencia en el ámbito empresarial y social.

Tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esa naturaleza, en puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones. Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora. Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.

El organizador de eventos debe poseer creatividad. Convendría, en el plano humano, que tuviera características tales como un natural manejo de las relaciones públicas, virtudes tan contrapuestas como autoridad y paciencia, disciplina y pasión, y que fuera minucioso y exigente, pero conservando siempre un perfecto autodominio.

En el aspecto profesional debería capacitarse para conocer algunas técnica básicas de la Organización de Eventos.

Deberá aspirar a ser líder, aunque antes tendrá que ser un individuo disciplinado, apto para interpretar y ejecutar directivas, sobre todo si trabaja para empresas.

Tener habilidad para percibir con detalle todos los elementos económicos, políticos, sociales, que intervengan en la realización del evento. Asimismo ser consciente de la inversión de tiempo, dinero y recursos humanos que hace la empresa; ser positivo y responsable, respetado por sus superiores y subalternos por sus conocimientos.

Es su función mantener una supervisión estricta sobre las responsabilidades y acciones delegadas a terceros y verificar su ejecución. A la vez tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo; ser un comunicador eficaz de ideas e instrucciones; saber seleccionar a sus colaboradores por sus capacidades y conocimientos; saber conciliar los intereses de la empresa con los de los asistentes al evento, teniendo presentes sus diferencias.

No existen límites de edad ni sexo para ser un buen organizador, es cuestión de evaluar las fortalezas y debilidades y encauzarlas correctamente.

Son muchos los organizadores de eventos que existen en la actualidad en el mercado. Muchos se hicieron con la práctica, partiendo de alguna rama de servicios como catering, espectáculos, asistencia técnica, y otros, los más recientes se formaron a través de carreras o cursos.

Cada uno tiene su propio estilo, se especializaron en alguna categoría de eventos y ofrecen variedad de servicios en cuanto a calidad y precio.

Lo cierto es que un evento dirigido y producido por un Organizador siempre es más prolijo y espectacular que uno realizado por un particular, que sólo se limita a contratar los servicios sin supervisar o coordinar, planificar o dar un enfoque creativo.

Por eso los eventos empresarios o sociales de importancia, y con más razón los mega eventos, requieren de un Organizador, un profesional preparado para lograr que los mismos se conviertan en acontecimientos inolvidables.

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ACTUAR eventos

ACTUAR: se refiere a analizar y corregir las desviaciones detectadas, así como, proponer mejoras a los procesos.

En este momento en la organización de eventos se le define como LA PUESTA EN ESCENA (El Coup de Théatre) La puesta en Escena del Evento Inicia la función y toda actividad deberá estar bajo control, por mínima que sea. Aquí pones a prueba los conocimientos de protocolo y ceremonial, como técnicas necesarias para llevar a cabo las actividades puntuales desde la inauguración, palabras, bocativos, banderas, precedencias, presentaciones y clausuras del programa de eventos.

Aquí como en el proceso de VERIFICAR, el organizador de eventos debe permanentemente debe anticiparse al programa verificando cada uno de los detalles del mismo.

Sus habilidades y el trabajo realizado por meses, se verá en el escenario y la función esta en vivo,

Por lo tanto ya no se permiten  ningún tipo de error.

En este proceso se incluye la finalización del evento y el desmontaje y cierre del mismo.

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VERIFICAR eventos

Tenemos que tener claro el proceso de VERIFICAR que Deming  propone.

¡En nuestro caso aplicado al tema de organización y gestión de eventos. ¡

Esto se resuelve a una mecánica muy sencilla, SEGUIMIENTO, SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO. Así como, supervisión permanente de los procesos del HACER.

Para  ello lo que debes de preveer son los patrones críticos que la organización de eventos pudiese presentar para que en el momento de VERIFICAR, puedas ACTUAR porque estás preparado para las contingencias que sucedan. En pocas palabras deberás darle seguimiento a: Recursos Físicos, Recursos Humanos y a los recursos Financieros necesarios para llevar a cabo el evento.

El proceso de VERIFICAR se realiza todos los días PREVIO al evento a desarrollar, DURANTE el evento se lleva a cabo y sobre todo POSTERIOR ha terminado el evento. Lo más importantes es permanentemente recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos propuestos en la etapa de PLANIFICACIÓN y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora o se han rectificado los procedimientos.

Otro instrumento a verificar es el PRESUPUESTO el cual se debe monitorear en la fase de Implementación y evaluar su ejecución contra la ejecución del  plan, llevando una estricta documentación de las conclusiones. Este proceso debiera finalizar con una auditoria de servicio y financiera.

La última de las fases de VERIFICACIÓN se encuentra enmarcada en la satisfacción de los clientes. Seguimiento indispensable para ser considerada en el proceso de mejora del evento. Tanto con herramientas como formularios escritos o vía electrónica o a través de entrevistas.

El programa MS Project nos permite darle seguimiento a las variables de actividades y el tiempo a la fecha. Ubicando la línea y sus variables en herramientas en donde encontraras el indicador de seguimiento.

Cambios en la asistencia de participantes.

Confirmaciones, cancelaciones vía correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales, Facebook, Twitter, organizadores electrónicos, coordinación de horarios, confirmando la disponibilidad. Ahora más que nunca es más fácil determinar el número de participantes. La asistencia tiene un impacto directo sobre el presupuesto y puede modificar la naturaleza del evento.

Cambios en los presupuestos del evento.

Es no inusual para un presupuesto de enfrentar recortes antes de la realización del evento, para ello la creatividad del organizador de eventos y reuniones para presentar una propuestas alternativas. Demoras en la toma de decisiones. Pueden significar retrasos comenzando desde cero como algunas de las sedes del evento, Ejemplo de ello son los hoteles que se habían propuestos originalmente y que ya no están disponibles.

Cambios de fecha.

Recuerdo que un cliente que cambió la fecha 3 veces en la primera semana de planificación. Cambio de objetivos. El cliente selecciona un programa o un tema y, a continuación, hacen un cambio drástico en el enfoque, después  que se ha iniciado la planificación del evento.

Cambios en la lista de vuelo.

Esto nunca termina. Hay ocasiones cuando se modifica la lista de vuelos d elos asistentes de forma permanente antes y al final del día, cambia de nuevo. Incluso en el día de un evento, no es raro descubrir que algunos participantes son capaces de asistir a última hora sin avisar.

Cambios en el programa.

El cambio de temas en el programa se da de forma muy común, consecuencia drástica reducción del tiempo asignado.

Cancelaciones de última hora.

Esto es muy frecuente en los eventos, participantes que no asisten, o que sufren algún tipo de percance inesperado,  que sus asistencia a última hora no sea efectiva. Esto lo debes tomar muy en cuenta. Es un fenómeno que te sucederá, para ello, debes generar una política de cancelaciones de última hora que no afecten tu presupuesto.

Cambios después que el evento se ha iniciado.

Cambios de última hora en los temas del programa y su secuencia finalmente estos temas se toman a última hora y desemboca en decisiones que al final para en terminar temprano  o más tarde  el último día.

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HACER eventos

En pocas palabras implementar lo planificado, aquí es en donde se inicia el trabajo operativo, el día a día, hay que hacer y al final avanzar en la organización de eventos.

Esto es vital, HACER lo PLANIFICADO…., REALIZAR EL TRABAJO, EJECUTAR….EL PLAN.

En pocas palabras implementar las ESTGRATÉGIAS. ¿Cuáles?

LAS DE MERCADEO:

·EL Mix de Marketing y el Mix de Promoción.

LAS ADMINISTRATIVAS:

·De logística, operativas, el proceso Administrativo sobre todo el proceso de INTEGRACIÓN BASADO EN LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DE LOS RECURSOS TÉCNICOS, FÍSICOS, HUMANOS Y FINANCIEROS.

LAS FINANCIERAS

·Obtención de recursos, Patrocinios, como los controles contables necesarios y los requerimientos legales que necesitara la implementación del evento.

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PLANIFICAR eventos

La planificación como una actividad puntual en el tiempo que es esencial en la organización de eventos. La planificación deber ser un procesos continuado, más aún, deber ser un sistema en sí mismo con muchas partes interrelacionadas.

Planificar  un evento depende  de las características del mismo así como de la capacidad del organizador para realizarlo. Pero que es planificar: establecer una adecuada coordinación de todas las acciones propuestas.

·         El plan no es un objetivo en sí mismo, sino uno de los medios de que dispone la organización para obtener buenos resultados.

·         El plan debe proponer actividades concretas.

·         La flexibilidad es un elemento que implica costos, un plan  inflexible será el menos costoso, todo depende de los hechos que obliguen a cambiar la decisión.

·         El plan debe tener claro el logro de los objetivos deseados.

·         Otro elemento a consideran en el plan es si se conocen los patrones críticos de antemano. El principio es el siguiente:”sólo cuando se reconocen y se resuelven aquellos patrones críticos que representan un serio obstáculo en nuestro camino hacia el logro de objetivos y metas, podemos seleccionar el mejor curso alternativo de acción.” O definir el plan de contingencia apropiado para resolver los problemas que se presenten.

En la medida en que se logre  influenciar a los públicos objetivos definidos para el evento, se consolida la esencia y la razón de existir del evento como actividad organizacional, y este proceso de planificación tendrá validez.

La planificación de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan, los objetivos, metas, estrategias y  acciones, y la mejor utilización de los recursos físicos, humanos y financieros, así como el  tiempo requerido para  alcanzar la mejor realización. Para ello hay que tener una alianza certera con los proveedores como parte de una cadena de valor ideal para lograr los objetivos

Las funciones directivas (organización, mando y control) deben ser capaces de convertir esta teoría en realidad concreta, convirtiéndolo en un instrumento que se subordine a los objetivos que se planteen.

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