Organización, Marketing y Montaje de Eventos Guatemala

Archivo para 21 marzo, 2011

Fijar objetivos efectivos en la organización de eventos

Objetivos en la planificación de eventos

Objetivos en la planificación de eventos

Planificar Objetivos en Eventos  sistema -SMART-

El proceso de Planificación  en el desarrollo de los eventos es el arte de trazar objetivos de corto plazo y hacerlos realizables. Una sencilla regla para saber si los objetivos están bien elaborados es valorar si cumplen con las siguientes reglas, a parte de ser redactados en verbo infinitivo.

Deben ser:

  • Específicos: (Specific)  Claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación;
  • Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y beneficios;
  • Realizables (Achievable): que sea posible lograr los objetivos (conociendo los recursos y las capacidades a disposición.);
  • Realistas (Realistic): que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo;
  • Limitado en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos.

Diez claves para la ejecución exitosa – El Hacer-

Aunque la ejecución depende de muchos factores, hay diez variables que deben ser tenidas en cuenta de forma imprescindible para asegurarse el éxito:

1)         Fijar límites temporales claros a cada etapa: el primer paso es ponerse límites en cada una de las etapas típicas de la gestión.

Esto supone que fijaremos un plazo para pensar sobre la situación,

  • otro para Planificar,
  • otro para implementar o Hacer
  • otro para controlar o Verificar y
  • otro para Actuar

Y debemos ser rigurosos a la hora de cumplir ese plazo. A veces si no hay una amenaza externa muy evidente, tardamos más tiempo del requerido en la planificación de los eventos y nos perdemos en revisiones de estrategia con el fin de intentar cerrar nuevos flancos, pero hay que obsesionarse menos por la perfección y comenzar a implementar.

Es básico imponerse un sentido de urgencia y no perderse en la perfección.

2)     Objetivos claros y compartidos: es fundamental fijar objetivos que expresen claramente cuál es el fin que perseguimos en la realización del evento, que sean concisos y que permitan ver claramente al equipo de trabajo, en dónde hay que llegar. Y todo esto hacerlo de forma compartida con las personas, tanto en su fijación como en su comunicación posterior.

3)     Funciones claras: cada miembro del equipo de la organización dele ventos, debe saber lo que tiene que hacer, lo que se espera de él, los recursos que se le darán y la recompensa que recibirá.

4)     Fijación del alcance de las acciones: supone que el equipo que tiene a su cargo la organización del evento, ha de tener muy claro cuál es el entregable, con qué productos y servicios de los proveedores tienen que trabajar, el límite temporal y geográfico, los shareholders y stakeholders con los que deben relacionarse, los clientes o invitados y las áreas internas que participan.

5)     Aplicar el estilo de dirección adecuado en cada etapa: en la implementación de las acciones que requiere el evento, nos encontraremos con fases donde el equipo necesita dirección (sobre todo al principio), luego necesitará entrenamiento, después integración y más tarde será tan productivo que solo necesitará delegación.

6)     Comunicación y feedback continuo: hay que establecer flujos claros de comunicación con todas las áreas implicadas en la organización del evento y dar feedback a los miembros del equipo para que tengan idea de cómo van implementando todo.

7)     Fijar hitos, controles y banderas rojas: es importante que el equipo que trabaja por llevar a cabo el eventos, maneje metas temporales en el camino al objetivo y que responda por ellas, para que sienta una cierta sensación de urgencia.

8)     Recordar las prioridades: a veces la implementación abre nuevas vías de desarrollo y nuevos problemas que tienen la capacidad de desviarnos de nuestro camino. Es importante recordar al equipoque trabaja en la organización del eventgos, dónde se debe centrar.

9)    Tenacidad y perseverancia: como habilidad personal destacable, el organ izador de eventos debe ser perseverante y tenaz para sacar adelante el evento a pesar de las barreras internas y externas.

10) Confiar en los demás y pedir la ayuda: es importante que en toda la implementación busquemos aliados en la organización del evento que sean impulsores de la implementación; pero también es importante no tener miedo a exponerse y solicitar ayuda a los demás.

 



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